درباره زمانی که دارید واقع بین باشید - مجله حیات

لیست وظیفه ها را با سرعت پشت سر هم یادداشت می کنیم و مطمئنیم که می توانیم همه شان را در یک روز کاری استاندارد تمام کنیم. با این همه، در خاتمه روز، حیرت زده می بینیم که کار ها ناتمام به جای مانده و باید با شتاب سر و ته کار ها را به هم بیاوریم. این طور نیست که بخواهیم عمداً خودمان را گول بزنیم، اما با وجود تجربیاتی که پیش از این داشته ایم، موتور های پیشگویی مان در لحظه درست کار نمی نمایند و خاطرمان جمع است که می توانیم در یک روز عادی به چیزی فوق العاده دست یابیم.

به سرزمین ذهنیت جادویی خوش آمدید. ما همگی در تعقیب غول زمانِ نامحدود و آزاد به این سرزمین رفته ایم. خودمان را قانع می کنیم که هیچ ضرری در برنامه های زیادی جاه طلبانه وجود ندارد، چون یاریمان می نمایند بهتر از حد انتظار کار کنیم. مخصوصاً در دورکاری، مجاب شده ایم که ضروری است با کار افراطی ارزشمان را به دیگران نشان بدهیم. بااین حال، وقتی به ذهنیت جادویی تن می دهیم، ممکن است باعث ناامیدی دیگرانی شویم که به ما اتکا نموده اند، به ضرب الاجل ها نرسیم، حس کنیم کم آورده ایم و اشتیاقمان را از دست بدهیم.

رهانیدن خودمان از خیال پردازی دربارۀ زمانْ کار پیچیده ای است. رؤسایمان خوششان می آید که با شنل قهرمانی ظاهر شویم و وقتی کار را تحویل می دهیم، سخاوتمندانه به ما پاداش می دهند. اما در نهایت، هر قهرمانی زودتر از چیزی که تصور می کنیم، از پا می افتد.

فرانچسکا را در نظر بگیرید که محققی در یک شرکت برجستۀ زیست فناوری است. او یک راهنمای فکری سرشناس و ناشری پرکار در حوزۀ خودش به شمار میرود. بعلاوه باید گفت که همکار ارزشمندی برای بسیاری از همکارانش و مربی ده ها زن در اوایل کارشان است. به این ها اضافه کنید که برنامۀ بی وقفۀ سخنرانی در کنفرانس ها را رها نمی نماید و از برادرزاده ای با مشکل جسمی شدیدی هم حمایت می نماید.

اگرچه فرانچسکا به کارش افتخار می نماید، متوجه است که هیچ زمانی برای برخی از مسئولیت های مدیریت افراد، ورزش یا برنامه ریزی برای تشکیل خانوادۀ خودش ندارد. فرانچسکا آرزومندِ برنامه ای واقع بینانه تر است. وقتی کار با هم را آغاز کردیم، به تدریج متوجه شد که زیر بار بدهیِ زمانی سنگینی است، زیر بار تعهد بیش ازحد، و غرق در کار و دچار کمبود منابع. نه تنها سلامتی و روابط فردی اش لطمه می دید، بلکه همکارانش مأیوس و آزرده بودند، زیرا به طور نامتناسبی انجام بخش بیشتری از کار مشترکشان بر دوش آن ها می افتاد.

الگو های تعهد بیش ازحد فرانچسکا پنج رُکن ذهنیت جادویی او دربارۀ وقتش را فاش کرد، دام هایی که بسیاری از مراجعانم درونشان گیر می افتند. ما برای هر کدام پادزهری تعریف کردیم.

حجم بالای کارم موقتی است

فرانچسکا وسوسه شده بود که به موقعیت جذابی بله بگوید و با وجود صد ها ساعت کاری که داشت، ریاست کنفرانسی بین المللی را بر عهده بگیرد. حرفش این بود که بار زیادی که الآن بر روی دوشش هست موقتی است و به سه پروژه ای اشاره نمود که تقریباً رو به اتمام بودند، درحالی که به سیل بی خاتمه درخواست های نو اعتنایی نمی کرد.

بعید بود فرانچسکا حجم کارش را که شبیه به خط مونتاژش پشت سرهم بود برای یک سال متوقف کند تا این کنفرانس را اداره کند. اگر شما هم مثل فرانچسکا تسلیم این خیالبافی شایع می شوید، پروژه های اصلی خودتان را در سال گذشته بی طرفانه بازبینی کنید. کدامشان برنامه ریزی شده و کدامشان از روی فرصت طلبی بوده است؟

این کار تصویری واقع بینانه تر ترسیم می نماید که تقویم آیندۀ شما چقدر پر خواهد بود و یاری می نماید تأثیرگذارترین کار ها را اولویت بندی کنید و در خصوص بقیۀ کار ها از نو تصمیم بگیرید، چه با نه گفتن، چه با پایین آوردن انتظارات و چه با درخواست یاری.

دفعۀ بعدی راحت تر خواهد بود

تجربهْ آموزگاری فرزانه است، اما همراه با آهنگ تغییرات ما، چالش های بیشتر همراه با ریسک های نو ظاهر می شوند. فرانچسکا این باور را به خود القا نموده بود که پروژۀ نو سریع تر از پروژۀ قبلی پیش می رود، اما در نهایت، شب های بیشتری تا دیروقت کار می کرد.

او بالأخره متوجه شد که انواع مشخصی از پروژه ها، با وجود تخصص و برنامه ریزی، 20 درصد بیشتر از مدت تقریبی زمان می برند. او یاد گرفت یک ضربه گیر ایجاد کند و بعد حتی زمان بیشتری به اسم ضربه گیر ثانویه اضافه کند. برای مثال، اگر فکر می کرد نوشتن سفارشی دو روز طول می کشد، یک نیم روز به تخمینش می اضافه نمود. به جای قول تحویل در سه شنبه، زمان تکمیل کار را ظهر چهارشنبه تخمین می زد و متعهد می شد آن را تا خاتمه روز پنج شبه برساند.

شواهد نشان می دهد که ایجاد ضربه گیر یاریتان می نماید واقع بینانه تر پیش بینی کنید و دورتر بردن زمان تحویل، جایی برای اتفاق های غیرمنتظره باز می گذارد، استرس را کم می نماید و زمانی برای بخش های دیگر زندگیتان فراهم می نماید.

پاداش های آنی کسب خواهم کرد

میل ما به جلب رضایت دیگران، مانعی عظیم برای دید واقع بینانه به زمان ایجاد می نماید. تصدیق رئیس یا تأیید همکاران پاداش هایی بیرونی هستند تا آدم توانمندی باشیم که هر کسی باور دارد می تواند رویمان حساب باز کند. این حس دوپامین زیادی با خودش دارد و باعث می گردد وقتی وظایف نوی برای تقبل کردن هست، دستمان را بالا ببریم و اعلام آمادگی کنیم.

به جای پذیرفتن سریع وظایف، ابتدا در نظر داشته باشید همکارانتان در خاتمه کار چه احساسی خواهند داشت اگر کار قابل قبولی ارائه ندهید، باعث تأخیر در کار اعضای تیم بشوید یا به این فکر کنید که چه حالی خواهید داشت وقتی مجبورید کاری را که از روی عجله پذیرفته اید هر طور شده به خاتمه برسانید.

ارزیابی کنید که به طور معقول چه کار هایی را می توانید انجام بدهید، اما بر این اساس که باید رضایت دیگران را در خاتمه پروژه کسب کنید، نه قبل از آغاز آن. در این صورت مجموع کار های شما به مجموعه ای مدیریت پذیر تبدیل می گردد و روابطتان هم سالم باقی می ماند.

بقیه از توصیه هایم پیروی می نمایند

افراد در همۀ بخش های شرکت (و گاهی خارج از آن) نظر تخصصی فرانچسکا را قبل از انجام خیلی از کار ها جویا می شدند، مثلاً پیش از ارسال صورت حساب، قبل از نوشتن خلاصۀ پرونده یا پیش از درانداختن طرحی نو. بیشتر این آدم ها اشتباهاتی تکراری داشتند. فرانچسکا برای یاری به آن ها لیستی از برترین اسلوب ها برای بقیه تنظیم کرد تا، قبل از اینکه کارشان را به او ارائه دهند، از آن روش ها پیروی نمایند.

بااین حال، بیشتر همکارانش به دستورالعمل های او بی توجه بودند و همچنان کار های بی کیفیتشان را برای او ایمیل می کردند و انتظار داشتند فرانچسکا بازخورد مشروحی بدهد یا حتی سند را از نو بنویسد، خیلی اوقات هم او دقیقاً همین کار را می کرد. به جای این رفتار، فرانچسکا باید دوباره آموزششان می داد.

به جای صرف ساعت ها برای بازنویسی یک سند، می توانست به سادگی آن را برگرداند و از آن ها بخواهد پیش از اینکه دوباره سراغ او بروند، مثلاً از توصیه های تعدادۀ 5 و 7 پیروی نمایند. وقتی برای تهیۀ اسنادی زمان صرف می کنید که به دیگران یاری می نمایند خودکفاتر شوند، با ورود در جزئیات، این فرصت برای خودمختاری را از آن ها دریغ نکنید.

بدون من، کیفیت این کار پایین خواهد بود

فرانچسکا به ندرت اشتباه می کرد و عموماً همه از کارش به نیکی یاد می کردند و تحسین می شد. او می دانست وقتی زمان زیادی برای یک پروژه نگذارد، کیفیت کارْ مطلوب نخواهد بود و خودش را قانع نموده بود که فقط خودش می تواند کار های مشخصی را عالی انجام بدهد. درمقابل، فرانچسکا یاد گرفت کل کار را خودش انجام ندهد و، در عوض، بخشی از زمان اضافی ای را که به اسم ضربه گیر در نظر گرفته بود برای هدایت همکارانش صرف کند.

چندبار تکرار لازم بود تا به نمونه ای بی نقص برسند، اما آن ها، با این کار، مجهز به مهارت هایی می شدند که کسب نتایج بهتر در دفعات بعدی را در پی داشت. ما در حفظ این افسانه که آدمی حیاتی هستیم یا از بیشتر آدم ها باهوش تریم، شریک جرم هستیم. می خواهیم خواستار داشته باشیم و تحسین شویم. اما وقتی دست از انحصار جواب ها پیش خودمان برداریم، در تعداد زیادی از آدم ها ظرفیت ایجاد می کنیم، به جای آنکه همواره به چند نفرِ انگشت تعداد وابسته باشیم.

وقتی به ذهنیت جادویی تکیه می کنیم تا از یوغ زمان خارج شویم، ظرفیتمان را برای انجام کار ها کاهش می دهیم. با مواجهۀ واقع بینانه با خیال پردازی هایمان، توانایی مان را برای پیشرفتی فوق العاده، بدون تلاشی بیش از مقدار، افزایش می دهیم.

پی نوشت ها:

• این مطلب را سابینا نواز نوشته و در تاریخ 23 مارس 2021 با اسم Be More Realistic About the Time You Have در وب سایت هاروارد بیزینس ریویو منتشر شده است؛ و وب سایت ترجمان آن را در تاریخ 7 شهریور 1400 با اسم دربارۀ زمانی که دارید واقع بین باشید و ترجمۀ میترا دانشور منتشر نموده است.

• سابینا نواز (Sabina Nawaz) یکی از چهره های شناخته شده در حوزۀ آموزش مدیران است که سابقۀ 14 سال فعالیت در شرکت مایکروسافت و آموزش تعداد زیادی از مدیران ارشد و کارشناسان شرکت های عظیم را در کارنامه دارد.

منبع: ترجمان علوم انسانی

مترجم: میترا دانشور