جریان، نرم افزاری برای ساماندهی فرآیندهای اداری - مجله حیات

از وبسایت ویکی پدیا دیدن نمایید.

زیرا با روی کار آمدن نرم افزارهای جدید، امکانات تازه ای برای ارتقای خدمات به ارباب رجوع و افزایش بازدهی نیروی انسانی پدید آمده است.

نرم افزارهایی که شرایط استفاده از اطلاعات گسترده ای که روزانه در شرکت ها و سازمان ها تولید می شود را فراهم می کند و این فرصت را به مدیران می دهد تا بتوانند عملکرد کارکنان خود را ارزیابی کنند و از اتفاقات، تقاضاها و شکایت هایی که در گوشه گوشه شرکت رخ می دهد با خبر شوند و بر اساس آن تصمیمات بهتری برای فضای کار خود بگیرند.

شرکت داده پردازان کوشای پاسارگارد با بررسی نیازهای مختلف شرکت ها و مقایسه آن با نرم افزارهای مدیریتی رایج در دنیا توانسته است نرم افزار مدیریت فرآیندهای جریان را طراحی و عرضه کند که مبتنی بر وب، کاملا بومی و دانش بنیان است.

رامین چلای آملی، مدیرعامل شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد در خصوص هدف از عرضه این نرم افزار به جام جم می گوید: این نرم افزار با هدف تحقق کامل قابلیت های یک نرم افزار بی پی ام اس (BPMS) پیشرفته و مبتنی بر وب توسعه داده شده است. دو محصول اصلی شرکت ما نرم افزار داشبور مدیریتی رامیکس و نرم افزار بی پی ام اس جریان است و مشتری های شرکت ما اغلب وزارتخانه ها و سازمان های آب و شرکت های توزیع برق و به طور کلی شرکت های دولتی هستند.

مزایای نرم افزار بی پی ام اس جریان افزایش سرعت و دقت در فرآیندهای اداری

سازمان ها و شرکت ها می توانند با استفاده از نرم افزار بی پی ام اس نسبت به مکانیزاسیون فرآیندهای سازمانی خود با کمترین زمان و ریسک اقدام کنند. شرکت ها می توانند به کمک نرم افزار بی پی ام اس جریان مانند فرم ساز پیشرفته، سیستم ساز و فرآیند ساز، فرآیندهای غیرمکانیزه کسب وکار خود را به نرم افزارهای کاربردی تبدیل کنند. با این کار امور اداری سرعت می گیرد و با دقت بسیار خوبی ثبت شده و برای تجزیه و تحلیل توسط مدیر آماده می شود.

انعطاف پذیری متناسب با سفارش شرکت ها

نرم افزار بی پی ام اس به دلیل ساختار بومی اش این امکان را فراهم می کند تا منطبق بر سفارش و نیاز مشتری و کاربران تغییر و توسعه یابد. انعطاف در طراحی و امکانات و دسترسی ها از مهم ترین مزایای این نرم افزار است.

نرم افزارهای ارزان تر برای شرکت های نوپا

هزینه بسته های مختلف نرم افزار ارزش گذاری متفاوتی دارد تا شرکت های کوچک و نوپا با تعداد نیروی انسانی کم و هم شرکت های بزرگ و سازمان های دولتی بتوانند خدمات مناسب خود را با توجه به بودجه شان خریداری کنند.

امکان ارزیابی و تحلیل اطلاعات سازمانی با داشبورد مدیریتی جریان همه شرکت ها و سازمان ها از نرم افزارهای مختلفی برای امور مالی، حقوق و دستمزد، فروش و مدیریت ارتباط با مشتری و ... استفاده می کنند که اطلاعات را درون حافظه خود ذخیره می کند و عموما هم شرایط استفاده از داده ها و تحلیل دقیق شان برای مدیران پیش نمی آید. در حالی که این داده ها می تواند حاوی پیام های مهمی درباره سازوکار اداری حاکم بر شرکت و کیفیت کار نیروی انسانی و تعامل با مشتریان باشد. به همین خاطر این نیاز وجود دارد که همه اطلاعات در بستری مشخص تلفیق شود و در اختیار سازمان و شرکت قرار بگیرد. با این روش مدیران می توانند اطلاعات را در تمام حوزه ها رصد کرده و بر اساس آن تصمیمات اجرایی را اتخاذ کنند.

ویژگی های نرم افزار جریان در مقایسه با نرم افزارهای مشابه ایرانی سازمان ها برای این که بتوانند فرآیندها و کارهایشان را به نرم افزار تبدیل کنند دو راه پیش رو دارند؛ گزینه اول این که بتوانند فرآیندهای سازمانی خود را به یک شرکت یا متخصص نرم افزاری توضیح دهند و از او بخواهند برایشان یک نرم افزار فرآیندساز تهیه کند و بعد آن را درسیستم های سازمان سفارش دهنده نصب کرده و طریقه استفاده اش را آموزش دهد و هر بار که این فرآیند تغییری نیاز داشت یا قرار بود بخش ویژه ای به آن افزوده شود به شرکت نرم افزاری درخواست داده شود تا آن موارد را اعمال کند به این شکل سازمان به طور مستمر وابسته است به شرکت و یا متخصص نرم افزاری که قرار است تغییرات را اعمال کند و آموزش های لازم را پس از هر تغییر به کارکنان سازمان ارائه دهد ولی در رویکردها جدید سازمان می تواند یک پلتفرم کامل را برای فرآیندهای اداری خود خریداری کند و تمام موارد مورد نیاز خود را به شکل سفارشی در آن پیاده سازی کند به این ترتیب یک بار برای همیشه زیرساخت نرم افزار بی پی ام اس خریداری می شود و بدون نیاز به تخصص برنامه نویسی و با دانش مختصری در این زمینه می تواند تغییرات و سفارش ها را اعمال کند. در این حالت حتی اگر اهداف، برنامه ها، مدیریت و مسؤولان سازمان ها هم تغییر کنند باز هم امکان تغییرات گسترده یا جزئی وجود دارد به طوری که در زمانی کوتاه فرآیندها اصلاح شوند و به شکل تازه ای در بیایند.به طور کلی پاسخگویی و انعطاف نسبت به نمونه های داخلی و خارجی از مهم ترین ویژگی های نرم افزار بی پی ام اس است.

لزوم فرهنگ سازی در استفاده از نرم افزارهای مدیریتی

مدیرعامل شرکت می گوید: متاسفانه بسکمک از شرکت ها و سازمان هنوز اهمیت لزوم استفاده از نرم افزارهای مدیریتی را نپذیرفته اند و درباره کارایی و تسهیل گری خوبی که در فرآیندهای اداری و سازمانی ایجاد می کند اطلاعات کافی ندارند. در واقع کاربر اصلی این نرم افزار مدیران شرکت ها هستند و لازم است تا آنها به بلوغ استفاده از چنین خدماتی برسند و تصورشان این نباشد که چنین خدماتی شاید یک محصول لوکس غیرکاربردی باشد و بود و نبودش در کیفیت امور اداری تاثیر چندانی ندارد.

آملی ادامه می دهد: چالش دیگری که ما در این حوزه با آن دست و پنجه نرم می کنیم اجرانشدن قانون کپی رایت در ایران است که باعث شده بیشتر شرکت ها و سازمان هایی که نیاز به استفاده از نرم افزارهای مدیریتی را احساس می کنند سراغ نمونه های خارجی بروند و به دلیل رایگان بودن نسخه های کرک شده تمایل بیشتری به استفاده از آنها داشته باشند. در حالی که این نکته را فراموش می کنند که وقتی یک شرکت دانش بنیان ایرانی خدماتی با کیفیت و دقت محصولات خارجی ارائه می دهد این حسن را دارد که تمام اطلاعات در کشور باقی می ماند و متناسب با نیازهای خاص هر شرکت به آنها خدمات ارائه می دهد.

راه های ارتباط با داده پردازان کوشای پاسارگاد

وبسایت: jaryansoft.com

آپارات: aparat.com/JaryanSoft

اینستاگرام: JaryanSoft

تماس: 02188749130

آدرس: تهران، خیابان بهشتی، خیابان قائم مقام فراهانی، خیابان دهم، پلاک 24، طبقه ششم، واحد 29

مریم ملی - نشان ایرانی 2 / روزنامه خبرنگاران